Regulamin IV Edycji Ogólnopolskiej Studenckiej Konferencji „Spotkania z Pediatrią”
I. Postanowienia ogólne
1. IV Edycja Ogólnopolskiej Studenckiej Konferencji „Spotkania z Pediatrią” – zwana dalej Konferencją, jest organizowana przez Komitet Organizacyjny – zwany dalej Organizatorem, złożony z członków Studenckiego Koła Naukowego „Pasjonaci Pediatrii” przy Klinice i Katedrze Pediatrii, Gastroenterologii, Alergologii i Żywienia Dzieci GUMED.
2. Konferencja ma zasięg ogólnopolski, oficjalnym językiem Konferencji jest język polski. Abstrakty, prezentacje oraz plakaty napisane w języku innym niż polski zostaną odrzucone.
3. Konferencja skierowana jest do studentów kierunków medycznych, doktorantów i młodych lekarzy.
4. Konferencja odbywa się na terenie Gdańskiego Uniwersytetu Medycznego i Uniwersyteckiego Centrum Klinicznego w Gdańsku.
5. W roku akademickim 2022/2023 Konferencja organizowana jest w formie stacjonarnej na terenie wyżej wymienionych obiektów.
6. W ramach Konferencji odbędą się sesje konkursowe w tym sesja plakatowa, wykłady eksperckie, dyskusje oraz warsztaty.
7. Konferencja jest wydarzeniem dwudniowym i odbędzie się w dniach 14-15.04.2023 r.
8. Warunkiem uczestnictwa biernego w Konferencji jest wypełnienie w formie elektronicznej formularza rejestracyjnego, do którego link zostanie udostępniony przez Organizatorów. Wypełnienie i przesłanie formularza rejestracyjnego jest jednoznaczne ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji oraz z przeczytaniem i zaakceptowaniem Regulaminu Konferencji. Po przesłaniu pracy konkursowej uczestnik jest automatycznie zakwalifikowany jako uczestnik aktywny Konferencji.
9. Uczestnik, wysyłając formularz rejestracyjny/zgłaszając pracę konkursową, wyraża zgodę o następującej treści:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych obejmujących imię, nazwisko i adres e-mail przez Komitet Organizacyjny IV Edycji Ogólnopolskiej Studenckiej Konferencji „Spotkania z Pediatrią” zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych, w zakresie związanym z przygotowaniem wydarzenia przez Organizatora. Podanie danych i wyrażenie zgody jest dobrowolne. Przyjmuję do wiadomości, że zgoda może być odwołana w każdym momencie poprzez złożenie oświadczenia woli w tym zakresie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych przed cofnięciem takiej zgody”.
10. Wypełnienie i przesłanie mailowo pracy konkursowej przez Uczestnika jest jednoznaczne ze zgodą na wykorzystanie adresu e-mail w celach kontaktowych oraz publikacji pracy w książce streszczeń/abstraktów.
11. Przebieg konferencji zostanie utrwalony przez Organizatora poprzez stworzenie zapisu audiowizualnego oraz fotograficznego. Przebieg Konferencji będzie filmowany oraz fotografowany.
12. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany Regulaminu bez podania przyczyny. Zmiany wchodzą w życie z dniem ogłoszenia.
13. Kwestie nieobjęte Regulaminem Konferencji są rozstrzygane przez Organizatora w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.
14. Kontakt z organizatorem możliwy jest jedynie drogą mailową, pod adresem: spotkaniazpediatria@gumed.edu.pl
II. Uczestnictwo
1.Wyróżnia się dwa rodzaje uczestnictwa – bierne i aktywne.
2. Uczestnik bierny uczestniczy w obradach konferencji bez własnego wystąpienia.
3. Uczestnik aktywny rozumiany jest jako autor prezentujący pracę oryginalną, opis przypadku lub plakat konkursowy przed Komisją Naukową. Współautorzy prac nieprezentujący rozumiani są jako uczestnicy bierni.
4. Każda osoba może zgłosić tylko jeden rodzaj uczestnictwa w Konferencji: czynny lub bierny.
5. Uczestnicy aktywni wraz z współautorami prac otrzymają odpowiednie certyfikaty uczestnictwa w Konferencji.
6. Uczestnictwo bierne i aktywne jest darmowe. Z uwagi na ograniczoną ilość miejsc, o udziale decydować będzie kolejność zgłoszeń.
7. Zgłoszenia pracy może dokonać autor lub współautor, który będzie również samodzielnie prezentował ją podczas konferencji, w przypadku zakwalifikowania pracy do konkursu. Jedna osoba może być autorem lub współautorem maksymalnie dwóch zgłoszonych prac. Po stronie osoby zgłaszającej leży ewentualne zabezpieczenie roszczeń dotyczących praw autorskich dotyczących prezentowanych treści oraz danych klinicznych.
8 . Niedozwolone jest zgłaszanie prac już wcześniej publikowanych.
9. Zgłoszeniu podlegają prace oryginalne, opisy przypadków klinicznych oraz plakaty konkursowe.
10. Zgłoszeń abstraktów należy dokonywać do dnia 12.02.2023 na udostępniony przez Organizatorów adres mailowy – spotkaniazpediatria@gumed.edu.pl. Zgłoszenia plakatów będą przyjmowane do 15.03.2023 pod wymienionym wyżej adresem mailowym. Dopuszczalne jest wydłużenie okresu przyjmowania abstraktów i/lub plakatów przez Organizatora.
11. Abstrakt opisu przypadku klinicznego powinien być złożony z trzech części:
a) wstępu,
b) przedstawienia przypadku
c) wniosków.
Abstrakt pracy oryginalnej powinien składać się z czterech części:
a) wstępu,
b) opisu metod,
c) wyników,
d) wniosków.
Plakat konkursowym powinien spełniać następujące warunki:
a) wymiary 1080 x 1920 pikseli (16:9) w formacie pdf
b) wielkość 28,56 x 50,8 cm w Programie Power Point
c) w mailu zgłoszeniowym należy umieścić następujące informacje: tytuł pracy, autor/rzy pracy; nazwa SKN, opiekun SKN, jednostka przy której działa SKN; kierownik jednostki
12. Limit znaków (łącznie ze spacjami) wynosi 2500 dla opisu przypadku i 3000 dla pracy oryginalnej. W przypadku plakatu konkursowego brak limitu znaków.
13. Tekst abstraktu nie może zawierać wykresów, tabel i rysunków.
14. Za treść i formę pracy konkursowej odpowiada osoba zgłaszająca.
15. Opisy przypadków i prace oryginalne będą oceniane przez Komisję Naukową składającą się z pracowników naukowych Gdańskiego Uniwersytetu Medycznego. Plakaty konkursowe będą oceniane przez prelegentów zaproszonych przez Organizatora do wystąpienia na Konferencji. Decyzja Komisji jest nieodwołalna i wiążąca.
16. Prace niespełniające wymogów niniejszego Regulaminu zostaną odrzucone.
17. Certyfikaty uczestnictwa aktywnego zostaną wręczone uczestnikom w drugim dniu konferencji tj: 15.04.2023.
18. Lista prac konkursowych zakwalifikowanych do sesji konkursowych zostanie ogłoszona najpóźniej 25.03.2023 r. Organizatorzy zobowiązują się do poinformowania osób zakwalifikowanych poprzez adres e-mail, z którego została zgłoszona praca.
19. Osoby zgłaszające prace, które zostały odrzucone przez Komisję, otrzymają status uczestnika biernego po wyrażeniu takiej chęci w mailu zwrotnym do Organizatorów.
20. Organizator zastrzega sobie prawo wcześniejszego zakończenia przyjmowania zgłoszeń uczestnictwa w przypadku wyczerpania miejsc na Konferencji.
20. Uczestnik zobowiązuje się do podania prawdziwych danych osobowych w mailu zgłaszającym pracę.
21. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z podania w wiadomości zgłaszającej abstrakt błędnych danych Uczestnika.
III. Prezentacja prac
1. Przewidziane są trzy sesje konkursowe: sesja opisów przypadków, prac oryginalnych oraz plakatów, do których prace zostaną przydzielone pod względem tematyki. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany ilości sesji konkursowych.
2. Autorzy zakwalifikowanych prac zobowiązani są do przesłania prezentacji multimedialnej w formacie obsługiwanym przez Microsoft PowerPoint, do dnia 11.04.2023 r. do godziny 23:59. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niezgodność oprogramowania w przypadku wykorzystania innych formatów. Nienadesłanie prezentacji w wyznaczonym terminie jest równoznaczne z rezygnacją z udziału aktywnego w Konferencji.
Autor pracy plakatowej zobowiązany jest dostarczyć go Organizatorowi pierwszego dnia konferencji tj. 14.04.2023. Preferowany jest format B1. Niedostarczenie plakatu w wyznaczonym terminie jest równoznaczne z rezygnacją z udziału aktywnego w Konferencji.
3. Czas przeznaczony na prezentację opisu przypadku lub pracy oryginalnej wynosi 7 minut, jego przekroczenie będzie wiązało się z obniżeniem oceny za prezentację pracy. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do przerwania wystąpień trwających dłużej niż 7 minut.
4. Pracę prezentować może tylko jeden autor, rozumiany jako uczestnik aktywny. W dyskusji mogą wziąć udział zarówno autor wygłaszający prezentację, jak i współautorzy.
5. Osoba prezentująca pracę jest zobowiązana do uczestnictwa w dyskusji z Komisją oraz do udzielenia odpowiedzi na pytania innych uczestników konferencji. Dyskusja trwa do wyczerpania pytań Komisji i podlega ocenie Komisji.
6. Spośród wygłoszonych prezentacji, Komisja wybierze na zasadzie konkursu trzy w każdej sesji, których autorzy zostaną nagrodzeni. O kolejności miejsc będzie decydowała liczba uzyskanych punktów.
7. Komisja ma prawo przyznać mniejszą liczbę nagród w uzasadnionych przypadkach.
8. W przypadku, gdy wyróżniona praca ma więcej niż jednego współautora, nagroda przysługuje jedynie osobie prezentującej. Współautor jest uprawniony jedynie do uzyskania od Organizatorów zaświadczenia o wyróżnieniu pracy.
9. W przypadku nieobecności autora nagrodzonej pracy podczas rozdania nagród, autor zobowiązany jest do ustalenia z Organizatorami sposobu przekazania nagrody, oraz do pokrycia ewentualnych kosztów. Organizatorzy zobowiązują się do jednej próby kontaktu mailowego z autorem wyróżnionej pracy, na adres podany w e-mailu zgłaszającym pracę. W przypadku braku kontaktu z nagrodzonym autorem w ciągu dwóch tygodni od daty ogłoszenia wyników, następuje przepadek nagrody na rzecz Organizatora.
10. Kontakt z Organizatorem w sprawie wysyłki nagród należy przesłać drogą mailową w terminie do dwóch tygodni od ogłoszenia wyników konkursów.
11. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia Konferencji w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych.
12. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu.
13. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie wydarzenia (Facebook, Instagram).
14. Kwestie sporne i nieobjęte Regulaminem Konferencji są rozstrzygane przez Organizatora i obowiązujące przepisy prawa.